Así está vigilando la Agencia Tributaria los gastos por dietas que realizan los autónomos

Los gastos de los autónomos en las dietas por manutención son deducibles en el Impuesto de la Renta sobre las Personas Físicas (IRPF), siempre que estén relacionados de manera directa con la actividad profesional. 

En esencia, se trata de lo gastado de comidas en las que pueden incurrir los trabajadores por cuenta propia como parte de su jornada laboral. Y como sucede con el resto de gastos deducibles, deben poder probar que son necesarios en el ejercicio de la actividad y acreditarlos de forma efectiva.

Pese a que esta cuestión no se encuentra de manera preferente en el centro de las investigaciones que realiza la Agencia Tributaria, según explicó a este medio el secretario general del Sindicato de Técnicos de Hacienda (Gestha), José María Mollinedo, no es infrecuente que la Administración termine revisando este tipo de gastos, dado que es fácil que estén mal justificados.  "Si, por cualquier otro motivo, el autónomo entra en una comprobación, no será por estos gastos. Pero si entra y se inicia esa comprobación, los gastos de dietas son un clásico", apuntó el experto.

1. Límites que establece Hacienda a los gastos por dietas de los autónomos
2. Cómo justificar el gasto en dietas ante la Agencia Tributaria
3. ¿En qué se fija Hacienda cuando se aplican estos gastos deducibles?
4. La deducción de gastos en días festivos

Los límites que establece Hacienda a los gastos por dietas de los autónomos

Hacienda establece unas condiciones determinadas para poder desgravar las dietas de los autónomos. La doctrina del Tribunal Supremo permitió, desde el año 2021, que los trabajadores por cuenta propia pudieran deducir los gastos derivados de comidas y cenas. Sin embargo, justificar la prueba ante la Agencia Tributaria requiere seguir las siguientes pautas, según el criterio de la Administración. 

En primer lugar, el gasto debe producirse como consecuencia de la actividad económica, por lo que debe estar correctamente justificado. En cambio, esto, en la práctica, puede ser complejo de acreditar. Para ello, es necesario que el autónomo pueda acreditar que es él quien realiza el gasto personalmente; que sea por necesidad del ejercicio de la actividad; que se lleve a cabo en establecimientos de restauración y hostelería y, por último, que se abonen empleando medios electrónicos de pago. 

Este último punto es esencial, dado que, realizar el pago del servicio con tarjeta es uno de los recursos que permiten acreditar que es el autónomo el que realiza este gasto y que es parte de la propia actividad. Dado que permite seguir el rastro del dinero. Ahora bien, en Gestha, el secretario general recordó que es esencial, tanto para este, como para otros gastos deducibles, contar con una factura para estar respaldados ante Hacienda.

Asimismo, con independencia de la cuantía que invierta el autónomo, no podrá deducir más que los límites establecidos en el Reglamento de IRPF. Estos establecen un máximo de 53,34 euros al día, si pernoctó en una localidad diferente de la suya, o de 26,67 euros al día, si no necesitó dormir fuera de su localidad de residencia.

Si se superan lo límites, el exceso no será objeto de deducción, como apuntaron desde la Agencia Tributaria. Por lo tanto, aunque presente una prueba justificante (como el tique de pago de la comida) por un importe de 40 euros, si el autónomo realizó la comida sin dormir fuera de su municipio, podrá deducir un máximo de 26,76 euros.

Cómo justificar el gasto en dietas ante la Agencia Tributaria

Asimismo, como destacó Mollinedo, los pagos en efectivo pueden generar mayores complicaciones a la hora de acreditar el gasto, siendo más fácil que Hacienda eche para atrás la deducción frente a los pagos en metálico. Según explicó el experto, "el pago en efectivo se permite, dentro de los límites establecidos, pero es más fácil no poder justificar toda la información que requiere Hacienda para demostrar su deducibilidad”. 

El Tribunal Económico-Administrativo Central (TEAC) también fijó, en 2023, que el valor probatorio de los tiques o las comandas de restaurantes o similares, pagados en efectivo, no permiten comprobar de manera fehaciente la información.

Esto se debe a que no dejan constancia de que el autónomo es el destinatario o receptor de los servicios prestados, además de no ser suficientes para acreditar el vínculo directo con la realización de la actividad.

Según añadió Mollinedo, no habría problema para realizar el pago en efectivo, pero siempre que se tengan en cuenta todas estas premisas, y sea posible demostrar correctamente los datos referentes al gasto y su relación con la actividad del negocio. "Muchas veces, en este tipo de establecimientos, no hay factura completa, hay tiques. Quien no ha tenido una comprobación, no está alerta y piensa con eso es suficiente. (...) Pero, si el autónomo acaba en una comprobación, las dificultades se presentan en que el gasto no se ha justificado convenientemente

Como detalló el técnico, las complicaciones se derivan de que, si han pasado varios años, los contribuyentes difícilmente pueden recordar y justificar otros datos referentes a ese día que permitan acreditar el gasto. "Supongamos que han pasado tres o cuatro años, que es el límite máximo de la prescripción. ¿A qué fue o para qué fue a ese lugar? ¿Quién se va a acordar de lo que hizo ese día? O, por ejemplo, ¿a qué clientes ha ido a ver a lo largo de todos los días que ha justificado que 15 días después llegara el depósito con otros 60 euros? No se puede reconstruir", explicó el técnico de Hacienda.

De esta forma, se trata de pruebas que son difíciles de justificar para los contribuyentes si no tienen que incurrir en estos gastos en el día a día o con una frecuencia. Asimismo, que el gasto esté realizado y que esté documentado mediante tique es una parte necesaria para su deducción, pero no es suficiente. Tiene que ser un gasto que afecte a la actividad. "Hay que demostrar que es necesario para obtener los ingresos", añadió el técnico.

Según destacó Mollinedo, para ello, en el mejor de los casos, debe tratarse de un gasto que cuenta con factura y que está pagado con tarjeta. Así no hay duda de que el gasto se ha realizado, en el lugar donde se ha llevado a cabo y por el concepto que figura en la factura. Pero, además, para demostrar que es un gasto necesario para la actividad y facilitar que Hacienda lo dé por deducible, el técnico recomendó otros recursos. "Anotar en una hoja de cálculo, o en un dietario que conserve, estas situaciones de manera detalla, con las operaciones realizadas. Incluyendo la persona con la que se ha estado". 

Mediante estas pautas, se podría cumplir con los tres requisitos necesarios para demostrar que un gasto es deducible: que se pueda justificar, que se pueda contabilizar y que sea necesario para el ejercicio del negocio. 

¿En qué se fija Hacienda cuando se aplican estos gastos deducibles?

En particular, la clave principal de estos gastos deducibles es esta dificultad que existe detrás de los desplazamientos y la manutención para demostrar su justificación. La carga de la prueba recae en el autónomo, y, tanto la Federación Nacional de Asociaciones de Trabajadores Autónomos (ATA), como asociaciones de asesores tributarios y otros expertos, piden reformas para poder deducir determinados gastos, o crear un sistema forfait, similar al que existe en otros países de Europa. 

Dicha cuota permite deducir una cantidad cerrada o tarifa que agrupa diversos gastos. “Como ocurre con el IVA de determinados gastos relacionados con el vehículo. Pues se pueden deducir en una proporción, salvo que pueda justificar un importe mayor o menor (...). Acreditar la afectación a la actividad es difícil. No hay reglas”, apuntó Mollinedo. 

La controversia que existe se encuentra en que depende de cada caso particular que se pueda justificar el momento, hora y lugar en que se produce el gasto, para qué finalidad y a qué corresponden los importes. “Si esos importes son, por ejemplo, una comida de un fin de semana, ¿eso tiene que ver con la actividad o no? ¿Se puede demostrar?”, añadió el técnico. 

Asimismo, no es in frecuente que los gastos de los desplazamientos no cuenten con el tique que indica el lugar al que se ha ido, o para qué se ha realizado el viaje. También hay incidencia con los gastos de hotel, u otras actividades similares donde puede suceder que el autónomo vaya con su pareja o cónyuge. “Sin embargo, puede ser difícil dividir por la mitad este tipo de gastos y acreditarlo.”. 

La deducción de gastos en días festivos

Cuando este tipo de gastos en dietas son abonados a través de tarjeta o transferencia bancaria, permite acreditar la justificación de manera más fehaciente. Entre otros motivos, porque Hacienda puede comprobar el día en que se pagó por la comida o cena. 

En ese sentido, el criterio de la Agencia Tributaria suele presentar mayores objeciones con los gastos que se realizan en fines de semana o festivos. "En estos casos, van a preguntar al autónomo que justifique si este gasto se debe un gasto real, con motivo de la actividad, o a un gasto particular del autónomo", apuntó Mollinedo. 

En concreto, los pagos con tarjeta y la factura permiten vincularlos al autónomo, persona física o jurídica, como receptor del servicio, al permitir: 

• Imputarlos como gasto deducible al tener información completa de la operación.
• Relacionarlos con el desempeño de la actividad. Por ejemplo, si se producen en días laborables.
• Probar su presencia en un lugar concreto.